Menindaklanjuti pekerjaan sehari-hari

Perencanaan kerja harian adalah suatu upaya untuk menyelesaikan bagian dari pekerjaan yang skalanya lebih besar atau pekerjaan yang bersifat rutin.  Hal yang sering luput dari perhatian adalah perencanaan kerja yang menjadi bagian penugasan yang lebih besar, karena karyawan terbenam dengan pekerjaan rutin.  Seperti halnya pengelolaan dana pribadi, terdapat dana yang dikeluarkan untuk keperluan rutin dan dana yang dialokasikan untuk investasi.  Demikian pula halnya dengan waktu yang digunakan untuk melakukan pekerjaan sehari-hari.  Salah satu hal yang mengakibatkan keengganan mengerjakan penugasan besar adalah perasaan ketidakmampuan mengerjakannya karena skala pekerjaan yang dianggap terlalu besar.  Diperlukan pola pemikiran yang lebih sistematis dalam membagi-bagi tugas besar tersebut menjadi bagian yang lebih masuk akal untuk dialokasikan setiap harinya.  Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membaginya adalah dengan memetakan keterkaitan antara bagian-bagian kecil tersebut dengan tugas akhir, mengetahui tindakan yang dilakukan setiap hari untuk pengerjaannya, dan bagaimana pengukuran keberhasilan menyelesaikan setiap bagian tersebut.  Pada penjelasan di atas disebutkan ada dua bentuk kerja, yaitu pekerjaan rutin dan pekerjaan yang merupakan bagian dari tugas yang lebih besar.  Namun demikian, perlu juga dicadangkan waktu untuk merespons kondisi-kondisi mendadak yang tidak terduga.  Hal ini perlu dibedakan dengan kegentingan yang dihadapi karena ketidaksiapan melaksanakan perencanaan yang telah dibuat sebelumnya.  Pekerjaan mendadak lebih cenderung di luar ekspektasi, sedangkan pekerjaan yang mendesak disebabkan karena adanya penundaan yang berada di bawah kendali individu.

Dalam mengerjakan daftar harian, Steven DeMaio menyarankan untuk melakukan tiga cara supaya pekerjaan dapat diselesaikan secara efisien.  Pertama, pastikan untuk dapat setidaknya menyelesaikan tiga hal sebelum tengah hari.  Statistik mengindikasikan kalau tim yang berada di depan pada setengah waktu pertandingan, memiliki peluang untuk memenangkan pertandingan tersebut.  Kedua, tentukan urutan kerja dengan mengacu pada kecepatan waktu penyelesaiannya.  Disarankan untuk memulai dengan tugas yang waktu pengerjaannya lebih lama, baru diikuti oleh bagian-bagian yang memerlukan waktu lebih singkat.  Dikhawatirkan kalau mengerjaan bagian yang memakan waktu lebih lama pada akhir bagian pekerjaan, maka kita akan kehabisan waktu di akhir hari.  Saran ketiga adalah mengerjakan tugas yang sejenis pada waktu yang bersamaan.  Pikiran manusia bekerja berdasarkan repetisi.  Oleh karena itu, pekerjaan yang sejenis akan membentuk momentum.

Individu dalam mengerjakan tugas sehari-hari dapat terjebak pada kondisi dimana dirinya dikendalikan oleh penugasan, bukan sebaliknya.  Mengendalikan pekerjaan berdasarkan waktu dan kemampuan individu memerlukan suatu perencanaan dan pengerjaan tugas secara taktis dan efisien.