Komunikasi lewat e-mail

Dengan banyaknya jumlah e-mail yang dikirimkan dan diterima setiap hari, individu perlu lebih taktis dalam mengelola e-mail.  Seringkali hal sepele seperti ini memperlambat kerja sehari-hari.  David Silverman menyarankan empat hal dalam mengirimkan pesan lewat e-mail dan tiga hal untuk mengelola inbox.

Empat saran dalam mengirimkan pesan melalui e-mail adalah:

1. Bertanya sebelum mengirim pesan.  Ketahui dengan jelas apa yang Anda ingin peroleh dari para penerima pesan sebelum menulis e-mail.  Penting juga diidentifikasi dengan jelas, siapa saja pihak yang akan anda kirimkan e-mail tersebut.  Diperlukan sensor diri dalam menyampaikan inti pesan, kontekstualnya dengan penerima pesan, waktu pesan dikirim, dan redaksional pesan yang disesuaikan dengan penerima.
2. Sampaikan di awal.  Selalu jabarkan tujuan e-mail yang dikirim pada paragraf atau kalimat pertama.  Sampaikan hal yang penting dahulu, baru sampaikan rincian ataupun latar belakang penunjang.  Cantumkan juga informasi penting secara ringkas pada subjek e-mail.
3. Uraikan dengan jelas.  Jangan berasumsi kalau pembaca mengetahui segala hal yang Anda sampaikan.  Sertakan informasi yang kontekstual dan jangan mempersulit  para  pembaca dengan referensi yang tidak jelas.  Gunakan lampiran dokumen jika informasi yang ingin disampaikan perlu data yang lengkap dan komprehensif.
4. Jelaskan pendapat Anda.  Jangan hanya meminta pembaca memberikan pendapatnya, tanpa menjelaskan pendapat Anda secara lebih dahulu.  Ekspresikan opini Anda, sebelum bertanya kepada pembaca untuk memberikan opini mereka.  Perlu dibedakan dan dijelaskan antara fakta dan opini, sehingga tidak terjadi penyimpangan makna.  Bersikaplah terbuka dengan tidak menganggap pendapat pribadi Anda adalah yang terbaik.

Hal yang juga perlu dicermati adalah mengelola e-mail yang diterima di inbox.  Diperlukan disiplin dalam membersihkan inbox.  Tujuannya bukan hanya untuk menghemat kapasitas, tetapi juga untuk mengefisiensikan waktu Anda dalam menjawab e-mail.  David Silverman menyarankan tiga hal dalam pengelolaan inbox:

1. Simpan e-mail, tapi jangan membuat terlalu banyak file.  Dengan menyimpan e-mail ke dalam file membuat inbox akan lebih rapi dan ringkas.  E-mail yang lama dapat dicari dengan menggunakan fungsi search, meskipun e-mail tersebut berada pada file tertentu.
2. Hanya simpan satu e-mail per topik.  Tidak perlu untuk menyimpan setiap e-mail, jika e-mail tersebut telah memiliki serangkaian tanggapan.  Jika sudah ada update pada e-mail per topik, buang e-mail dengan topik yang sama yang telah disimpan sebelumnya.
3. Lakukan secara berkala.  Luangkan waktu setiap hari dengan membuang e-mail yang tidak Anda butuhkan.  Jika perlu, Anda keluar dari milis yang Anda anggap tidak terlalu penting dan menolak penawaran dari pihak-pihak yang menjual produk.

Pengelolaan e-mail adalah hal yang perlu dilakukan secara reguler dengan tujuan efisiensi dalam proses kerja sehari-hari.  Diharapkan dengan pengelolaan yang lebih baik, kinerja kerja harian akan semakin sempurna dari waktu ke waktu.