Keberhasilan social media sebagai perantara antara organisasi dengan pihak eksternal sudah terbukti. Peranan social mediasebagai media komunikasi internal organisasi, juga berpeluang untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam pelaksanaan aktifitas yang rutin atau berbasiskan projek. Media komunikasi ini tidak hanya sebagai sekedar penyebar informasi tapi juga dapat berfungsi sebagai forum diskusi dan kolaborasi secara virtual. Salah satu contoh masalah yang kerap dihadapi oleh organisasi adalah keterpisahan tempat dan waktu untuk melakukan pertemuan. Meskipun beberapa dekade silam permasalahan ini sudah dipecahkan dengan teleconference, masih terdapat peluang untuk menyempurnakan media dan sistem ini menjadi lebih luwes dan memiliki kemampuan untuk mengakomodir kontribusi peserta di luar tempat dan waktu pertemuan yang telah ditentukan bersama.
Davenport dan Prusak (2000) mengatakan ada dua tahapan knowledge management yaitu: (1) projek knowledge managementsebagai sentral yang menghubungkan dengan kegiatan bisnis, dan (2) mengintegrasikannya dengan aspek bisnis: strategi bisnis, proses kerja, budaya, dan perilaku. Dalam kaitannya dengan kedua tahap ini, peranan piranti lunak open source sangat membantu untuk membentuk suatu knowledge management plaform di suatu organisasi. Elemen-elemen yang berkaitan denganknowledge management adalah mengumpulkan, memberi kode dan melakukan koordinasi, dan melakukan transfer. Social media dapat berperan pada setiap elemen tersebut. Sebagai contoh yang berkaitan dengan kegiatan Sumber Daya Manusia adalah dengan memanfaatkan social media LinkedIn untuk mengumpulkan informasi dalam rangka mencari kandidat karyawan. Sedangkan untuk mendapatkan dan mempertukarkan informasi secara internal organisasi, dapat menggunakan bentuk social media versi Twitter untuk internal, yaitu Yammer (Brogan, 2011).
Arus informasi pada organisasi terjadi pada tiga tingkatan: antara eksternal dan internal secara dua arah, antara internal dan tim kerja/divisi secara dua arah, dan intra tim kerja/divisi. Penyelenggaraan knowledge management di dalam organisasi dapat difasilitasi oleh social media, sehingga dimungkinkan pembentukan spiral pengetahuan melalui sosialisasi, artikulasi, kombinasi, dan internalisasi (Nonaka, 2008). Informasi yang diperoleh dari eksternal dapat dilanjutkan kepada internal sebagai suatu bentuk sosialisasi. Dua masalah yang umum pada informasi yang diperoleh melalui social media adalah keabsahan informasi dan jumlah informasi yang terlalu banyak. Oleh karena itu, perlu dilakukan upaya penyeleksian informasi dan pemberian kode, sebelum disebarkan kepada internal organisasi. Dalam hal menyebarkan informasi melalui social media, juga perlu diperhatikan pemaknaan informasi tersebut agar dapat diartikulasikan secara jelas, tanpa adanya pemahaman yang bersayap di dalam organisasi. Selanjutnya, pemahaman yang eksplisit tersebut dituangkan pada hal-hal yang terkait dengan strategi bisnis dan proses kerja yang juga eksplisit, agar dipahami oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Ketika pengetahuan praktis tersebut sudah diterapkan pada kegiatan sehari-hari, maka diperlukan spiral pengetahuan memasukin fase internalisasi yang tercermin pada terbentuknya budaya organisasi dan perilaku anggota organisasi baik secara kelompok ataupun secara individual. Menurut Nonaka (2008), artikulasi dan internalisasi adalah dua hal yang kritikal, karena diperlukan adanya komitmen personal yang kuat. Pada artikulasi, social media perlu diarahkan oleh kelompok di dalam organisasi yang memiliki kemampuan untuk mengubah pengetahuan yang tacit menjadi eksplisit agar dapat lebih mudah dipahami oleh anggota organisasi lainnya. Sedangkan pada internalisasi, social media berperan sebagai sarana untuk pertukaran informasi antar seluruh anggota organisasi yang masing-masing memaknainya secara personal. Meskipun pemaknaan bersifat personal, tetapi secara menyeluruh diharapkan dapat membentuk budaya organisasi dan perilaku individu yang selaras dengan karakter organisasi.
Artikel ini menempatkan social media sebagai suatu instrumen yang dapat digunakan untuk mendukung pelaksanaan aktifitas organisasi. Ilustrasi di awal artikel mengenai Skype selain menyampaikan mengenai sudut pandang pelaku di bisnis informasi yang memulai dari inovasi pengguna dalam mengembangkan produknya, juga diharapkan mampu untuk memberikan gambaran mengenai peran budaya organisasi dan perilaku individu di dalamnya yang terbentuk karena spiral pengetahuan di organisasi tersebut. Hal yang juga perlu disepakati adalah social media bukan hanya sekedar fenomena yang bersifat tren, tetapi juga harus bisa dimanfaatkan secara fungsional sebagai solusi dalam mengelola pengetahuan di sebuah organisasi. Individu di organisasi jangan terjebak pada fitur social media yang bersifat artifisial saja, tapi juga perlu untuk menggali lebih jauh mengenai manfaatnya untuk tugas yang mereka kerjakan dan bagaimana media tersebut dapat membantu mereka berkontribusi. Dalam pelaksanaannya, diperlukan pembentukan suatu kelompok kerja yang membuat proyek knowledge management yang nantinya akan menentukan social media apa yang dapat memenuhi platform yang akan digunakan di organisasi tersebut. Selanjutnya,social media tersebut mampu untuk mengintegrasikan aspek bisnis secara eksplisit, seperti: strategi bisnis dan proses kerja, sekaligus mampu membentuk pengetahuan tacit yang berkatian dengan pembentukan budaya organisasi dan perilaku individu di dalam organisasi. Pemilihan ragam social media dapat lebih dari satu untuk mengakomodir kepentingan yang berbeda-beda.
Artikel 3 dari 3 artikel (artikel ini telah dimuat di Forum Prasetiya Mulya, 2011)
Adhibaskara Consulting 