Rapat yang tepat pelaksanaan dan tepat sasaran

Salahsatu kegiatan yang rutin dilakukan oleh suatu organisasi adalah meeting (rapat). Jadwal rapat seringkali memadati jadwal harian, mingguan, dan bulanan individu. Bukan tidak mungkin kalau penjadwalan rapat yang sifatnya lebih dari bulanan dilakukan jauh-jauh hari, untuk mengantisipasi penuhnya jadwal rapat rutin. Diperlukan suatu pengelolaan yang tepat agar rapat dapat terlaksana dengan hemat waktu dan tenaga, serta memberikan hasil yang sesuai dengan sasaran yang diharapkan. Terdapat empat hal utama dalam melaksanakan rapat: waktu, peserta, materi, dan pelaksanaan.

Karena waktu adalah hal yang terbatas, oleh karena itu beberapa hal yang harus diperhatikan adalah:

1. Tetapkan waktu dan durasi rapat pada saat mengundang peserta. Dengan menginformasikan kedua hal ini, para peserta dapat mengalokasikan waktu untuk aktifitas lain sebelum dan sesudah rapat. Jangan menulis undangan seperti ini: rapat akan berlangsung pada Jumat, 9 September 2011, jam 09.30-selesai. Penulisan seperti ini akan menyulitkan peserta untuk mengetahui kapan waktu berakhirnya rapat. Selain itu, dimungkinkan peserta datang terlambat, karena dipersepsikan jadwal rapat tersebut panjang. Disarankan untuk mencantumkan waktu di undangan seperti ini: rapat akan berlangsung pada Jumat, 9 September 2011, jam 09.30-11.00.
2. Laksanakan rapat tepat waktu untuk menghargai peserta yang tepat waktu. Katakan kepada mereka yang datang terlambat kalau materi yang sudah berlangsung akan diulang setelah materi yang sedang berjalan selesai. Biarkan mereka menunggu.
3. Untuk menghindari keterlambatan jadwal, pastikan untuk mengingatkan para peserta paling lambat 48 jam sebelum rapat berlangsung. Kalau ternyata ada peserta yang menyatakan akan terlambat, agenda rapat perlu segera disesuaikan. Jika, peserta yang punya kemungkinan terlambat adalah kunci utama rapat tersebut, undur jadwal rapat sesuai dengan kesanggupan waktu peserta tersebut. Segera informasikan perubahan tersebut kepada peserta yang lain. Jika peserta yang menjadi kunci utama tidak dapat hadir, jadwalkan ulang rapat. Karena tidak ada manfaatnya rapat kalau individu yang diperlukan tidak hadir. Kita perlu menghormati jadwal peserta yang lain.

Hanya mereka yang berkepentingan dengan materi rapat yang diundang. Berikut adalah beberapa saran mengenai hal tersebut:
1. Ketahui materi rapat dan individu siapa saja yang berkepentingan dan dapat berkontribusi pada rapat tersebut. Untuk rapat yang merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya, cek notulen dan hasil rapat sebelumnya.
2. Perlunya satu pihak yang bertindak sebagai pengelola rapat untuk menyelaraskan jadwal dengan kesibukan para peserta rapat dan menyebarkan informasi kepada mereka.
3. Sampaikan sasaran rapat secara eksplisit dan terukur. Dengan demikian, peserta dapat mengetahui dengan jelas apa manfaat rapat untuk dirinya atau divisinya.
4. Ketahui jumlah peserta rapat dengan pasti. Hal ini berkaitan dengan penjadwalan penggunaan ruang rapat dan kapasitas ruang rapat. Ruang rapat yang terlalu sempit akan mengganggu jalannya rapat.

Materi rapat juga perlu dipersiapkan sematang mungkin, agar para peserta dapat fokus pada sasaran yang telah ditetapkan:
1. Materi ringkas rapat dari para peserta dibagikan kepada para peserta lainnya sekurangnya 48 jam sebelum rapat berlangsung, agar para peserta dapat mempelajarinya sebelum rapat berlangsung. Cara ini juga dapat mengefisiensikan waktu rapat, karena peserta sudah lebih siap.
2. Berdasarkan materi ringkas yang didistribusikan, para peserta rapat diminta membuat pertanyaan-pertanyaan yang akan diklarifikasi pada saat rapat nantinya. Pertimbangkan beberapa pertanyaan seperti: bagaimana hal tersebut dapat terjadi?; apakah pernah hal tersebut dilaksanakan sebelumnya dan apa hasilnya?; jika ini adalah hal baru, bagaimana akan dimulainya?; apakah manfaat jangka panjang untuk gagasan yang diajukan?; apakah halangan yang kemungkinan dihadapi kalau gagasan ini dilaksanakan?

Agar pelaksanaan rapat dapat berlangsung dengan lancar dan memberikan hasil yang diinginkan, berikut adalah beberapa saran yang dapat dipertimbangkan:
1. Persiapkan ruangan dan fasilitas pendukung sebelum rapat dimulai, untuk menghindari gangguan teknis dan gangguan kenyamanan selama rapat berlangsung. Perhatikan peralatan audio-visual presentasi, pencahayaan ruangan, dan temperatur ruangan.
2. Jika direncanakan ada hidangan pada saat rapat, jadwalkan waktu terpisah untuk menikmatinya. Jangan menyajikan hidangan di tengah-tengah rapat, karena hal ini dapat mengganggu jalannya rapat. Jika rapat dimulai jam 09.30, sampaikan di undangan rapat kalau pada jam 09.00 akan disajikan hidangan ringan. Dengan demikian, pada 09.30 tepat acara rapat bisa dilaksanakan.
3. Sampaikan dengan jelas aturan rapat di awal setiap rapat, agar rapat dapat berjalan lancar. Peraturan yang disarankan adalah mengenai alur materi, mematikan alat komunikasi selama rapat berlangsung, dan tidak adanya pembicaraan yang menyimpang dari materi rapat. Pastikan kalau rapat berlangsung maksimal dua jam, agar konsentrasi peserta dapat tetap terjaga. Setelah dua jam, berikan jeda untuk para peserta melakukan pengecekan terhadap pesan-pesan yang masuk pada alat komunikasi mereka.
4. Biasakan untuk yang melakukan presentasi untuk berdiri. Dibuktikan oleh beberapa penelitian kalau tubuh dan otak bekerja lebih efektif ketika menyampaikan pesan dengan berdiri.
5. Tentukan seseorang sebagai notulis. Pastikan kalau hasil notulen tersebut dibacakan pada akhir rapat, sehingga para peserta merasakan hasil yang diperoleh dari rapat tersebut dan mengetahui langkah selanjutnya. Jika, rapat ini merupakan rangkaian, buat kesepakatan dini untuk rapat berikutnya.

Dengan membiasakan diri untuk mengelola waktu, peserta, materi, dan pelaksanaan rapat; diharapkan rapat akan berlangsung lebih efisien dan efektif. Meskipun saran-saran tersebut di atas berkesan banyak, namun jika dilakukan secara reguler, maka akan menjadi suatu kebiasaan baik.