Dalam interaksi sehari-hari, komunikasi terjadi secara rutin antara karyawan dengan anak buah, mitra kerja, dan atasan. Salah satu bentuk komunikasi adalah memberi tanggapan kepada pihak-pihak yang terkait dalam bentuk umpan balik. Ketrampilan yang diperlukan adalah kemampuan menyimak, berpikir secara kritis untuk memahami isi pesan, dan menyampaikan umpan balik. Bentuk umpan balik yang diberikan dapat bersifat evaluatif ataupun non-evaluatif. Terdapat tiga bentuk umpan balik yang evaluatif: secara positif menyampaikan kesepahaman atau kesepakatan, secara negatif dengan tidak menyetujui pendapat atau pernyataan orang lain, dan secara formatif. Sedangkan umpan balik yang sifatnya non-evaluatif dilakukan dengan: 1) menggali lebih dalam dengan mengajuka pernyataan (probing), 2) sekedar memahami tanpa harus setuju ataupun tidak setuju, 3) memberikan dukungan untuk memotivasi tanpa menyatakan baik atau buruknya pendapat tersebut, dan 4) mengandaikan kalau pemberi umpan balik, dengan menggunakan kata ganti “saya”, berada pada posisi yang memberikan pendapat.
Memberikan umpan balik kepada anak buah atau mitra kerja relatif lebih mudah dibandingkan dengan kepada atasan. Diperlukan cara yang lebih taktis untuk merespons atasan. Amy Gallo memberikan tiga saran untuk menyampaikan umpan balik kepada atasan:
1. Tunggu diberi kesempatan atau meminta izin untuk menanggapi atasan. Sampaikan umpan balik dalam bentuk percakapan yang netral, untuk menghindari terjadinya miskomunikasi yang tidak menguntungkan. Kondisinya akan lebih mendukung, jika atasan mengundang pendapat, pertanyaan, dan saran dari anakbuahnya. Dengan begitu, atasan membuka diri dari pendapat orang lain.
2. Fokuskan umpan balik untuk membantu atasan. Alasan utama untuk memberikan masukan adalah untuk membantu, bukan hanya memberikan kritik yang dapat menimbulkan perselisihan paham. Hindari diri untuk mengandaikan diri sebagai atasan, sehingga tidak memberikan kesan kalau atasan tidak kompeten.
3. Jangan menyampaikan umpan balik jika merasa ragu. Pastikan atasan membuka diri untuk mendapatkan masukan atau bahkan kritik membangun. Kalau kondisi ini tidak anda yakini, lebih baik untuk diam.
Umpan balik adalah suatu upaya untuk saling membantu antar pihak di dalam organisasi. Dengan melakukan secara tepat, antar individu akan terbentuk kerjasama yang lebih langgeng berlandaskan rasa percaya, komitmen, dan sikap saling menghargai.
Adhibaskara Consulting 